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Animer efficacement vos réunions

Animer des réunions productives

Mise à jour le 7 mai 2019

Dans toutes les organisations les réunions sont perçues comme inefficaces. Toutefois, elles demeurent dans certaines situations, le meilleur moyen pour obtenir le résultat escompté.

Comment se passer de réunion ?

Avant de lancer une invitation pour une réunion, réfléchissez aux alternatives.

  • Ai-je vraiment besoin d'autres personnes sur le sujet qui m'occupe ?
    • Ne puis-je pas décider tout seul ?
    • Quel est l'impact si je décide seul ?
    • Le sujet est-il suffisamment important pour mobiliser le temps des autres ?
  • Ne puis-je pas juste passer un appel téléphonique ? ou envoyer un message ?

Si aucune alternative n'existe, alors préparer la réunion.

Comment préparer la réunion ?

Cette étape de préparation a autant d'importance que la conduite de réunion en tant que telle. Une réunion bien préparée permet de gagner un temps considérable.

Définissez l'objectif de la réunion

La méthode SOP repose sur 3 piliers :

  • Situation actuelle
  • Objectif
  • Proposition

La situation actuelle

La situation actuelle doit être la plus objective possible avec des faits tangibles. Une synthèse de la situation fidèle à la réalité doit être réalisée.
Par exemple une dérive des performances d'une entreprise mesurée par le biais d'indicateurs pourra être l'élément déclencheur de la réunion.

Objectif

Avant tout il est important de distinguer deux natures d'objectif :

  • L'objectif du projet / de l'entreprise/ d'un secteur...
  • L'objectif de la réunion

Le deuxième d'objectif doit concourir au premier type d'objectif. Avant toute réunion il est important de définir un objectif SMART .

Proposition

Identifiez plusieurs options en réponse à l'objectif. Evaluez les impacts de chacunes des ces options. Ayez une analyse large de la situation (Vision 360°). Pour cela vous pouvez vous appuyer sur la méthode PESTEL. Parmi les propositions exposées, mettez en évidence la proposition recommandée.

Il est utile de communiquer en amont l'objectif de la réunion de façon à ce que les participants réfléchissent au sujet. Il peut être également utile de demander son avis à un des participants sur la clarté de l'objectif de la réunion avant même la tenue de celle-ci afin de le valider.

Choisissez un lieu adapté

Choisissez le lieu le plus agréable possible ou les participants pourront se concentrer sur le sujet de la réunion.

Valider les participants

Assurez-vous de ne réunir que le nombre de participants minimum strictement nécessaire. Valider en amont avec les participants que c'est bien eux qui sont les mieux placés pour décider.

Animer la  réunion

Animer

Adapter votre animation de réunion selon les attentes des participants. D'une manière générale une attitude dynamique et stimulante est attendue de la part de l'animateur de réunion.

Des techniques d'animation telle que le brainstorming ou les 6 chapeaux peuvent être utilisés.

Réaliser une synthèse

Réaliser une synthèse orale rapides des décisions prises et des prochaines étapes.

Après la réunion

Envoyer un compte rendu des décisions prises avec les éléments clés ayant motivé les décisions.

 

 

 

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