La gestion de projet

Ce dossier fournit une approche pratique de ce que certains considèrent extrêmement complexe : la gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet est une tentative de produire un certain nombre de délivrables avec des contraintes de coûts, de temps et de qualité.

• Un projet est unique par nature. Il n'implique pas d'activités redondantes.
• Un projet a une échelle de temps défini. Les projets ont une date de début et de fin clairement spécifiée, durant laquelle les délivrables doivent être produit en respectant les exigences du client du projet.
• Un projet a un budget approuvé. Un certain niveau de dépenses est alloué pour produire les délivrables.
• Un projet a des ressources limitées. Une certaine quantité de travail, d'équipement et de matériel est alloué au projet.
• Un projet implique une évaluation des risques. Il implique des incertitudes et donc des risques financiers.
• Un projet réalise des changements bénéfiques. L'objectif d'un projet est d'améliorer une organisation à travers la mise en place de changements d'activités.

Qu'est-ce que le management de projet ?

Le management de projet est l'application des connaissances, outils et processus de management nécessaires à la réussite du projet.

Un projet nécessite donc :

• Un certain lot de compétences.
  Les connaissances, les compétences et l'expérience de spécialistes sont nécessaires pour réduire le niveau de risque et ainsi améliorer ses chances de succès.
• Un ensemble d'outils.
  Différents types d'outils peuvent être utilisés pour améliorer les chances de succès. Cela peut être un logiciel de planification, un registre, des check-list etc...
• Une série d'activités.
  De nombreuses activités sont nécessaires pour planifier et contrôler les délais, le coût, la qualité et la portée du projet.

Le cycle de vie du projet

Le cycle de vie d'un projet comprend quatre grandes étapes :

1. La création du projet
2. La planification du projet
3. L'exécution du projet
4. La clôture du projet

Définition de la mission et des objectifs du projet

Lors de la création du projet, de nombreux besoins sont cités. Cependant, tous ne sont pas nécessaires à la réussite du projet. Aussi est-il important de réunir tous les intervenants du projet pour créer la liste des besoins en distinguant les besoins "need" et besoins "nice to have" .

La méthode "need-nice" de l'outil grille de décision devra s'accompagner d'une justification qui sera écrite afin qu'un intervenant ne puisse pas remettre en cause la décision de groupe.

Chaque objectif validé devra être clairement écrit, documenté et accompagné de substance tangibles ou mesurables. Vous pouvez utiliser la méthode SMART .

La planification du projet

Une fois que les objectifs et délivrables ont été définis, il faut planifier de quelle façon l'équipe projet va agir pour à atteindre les objectifs et créer les délivrables. Cette planification se fait en décomposant le projet en une liste de tâches. Cette décomposition structurée prend la forme du WBS (Work Breakdown Structure)

Le WBS décompose le projet en sous-projets, qui eux-même sont décomposés en sous-sous-projets.

Chaque tâche doit être vue comme une processus qui transforme une donnée d'entrée en un résultat. Le délivrable obtenu servira alors à son tour de donnée d'entrée d'une autre tâche.

Le réseau PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Le réseau PERT (Program Evaluation and Review Technique) permet d'établir des liens entre les différentes tâches.

Les étapes sont :

1) Établir la liste des tâches
2) établir le travail nécessaire à la réalisation de chaque tâche
3) Définir quel est le ou les prédécesseurs de chaque tâche
4) Calculer la planification du projet
5) Calculer la liberté de chaque tâche
6) Déterminer le chemin critique
7) Vérifier si la date prévue de fin du projet précède la date promise de fin
8) Modifier la planification ou la date promise de fin
9) Affecter les ressources

Pour déterminer la durée d'une tâche il est possible de demander aux intervenants de donner :

• la durée probable d'exécution de la tâche,
• la durée optimiste possible et ensuite
• la durée pessimiste.

La durée retenue correspondra au calcul de la moyenne pondére suivante :

M = (durée optimiste + 4 x durée moyenne + durée pessimiste)/ 6