Animer efficacement vos réunions

Organisation - Préparation - Action

Nicolas DEROBERT - Qualité
Nicolas Dérobert, propriétaire du site comment progresser .com est actuellement à la recherche de nouvelles missions professionnelles, alors n'hésitez pas à le contacter.

Ce que vous allez apprendre

  • Savoir comment éviter l'organisation d'une réunion ( si cela est possible )
  • Définir un objectif pour une réunion
  • Utiliser le SOP
  • Utiliser l'IDA
  • Animer la réunion
  • Rédiger un compte-rendu

Vous avez à animer une réunion ( ou séance ) dans votre organisation. L'objectif de cet article est de vous apporter des méthodes efficaces pour conduire votre réunion.

Dans de nombreuses organisations, les réunions sont perçues comme inefficaces.
Toutefois, elles demeurent dans certaines situations, le meilleur moyen pour obtenir le résultat escompté.

Comment se passer de réunion?

La tenue d'une réunion n'est qu'un moyen d'atteindre un résultat. Ce n'est en aucun cas un fin en soi.
Avant de lancer une invitation pour une réunion, réfléchissez donc aux alternatives qui permettraient d'atteindre le même résultat avec une meilleure efficience.

  • Ai-je vraiment besoin d'autres personnes sur le sujet qui m'occupe?
    • Ne puis-je pas décider tout seul?
    • Quel est l'impact si je décide seul?
    • Le sujet est-il suffisamment important pour mobiliser le temps des autres?
  • Ne puis-je pas juste passer un appel téléphonique? ou envoyer un message?

Si aucune alternative n'existe, alors préparer la réunion.

Comment préparer la réunion?

Cette étape de préparation a autant d'importance que la conduite de réunion en tant que telle. Une réunion bien préparée permet de gagner un temps considérable.

Définissez l'objectif de la réunion

La méthode SOP repose sur 3 piliers :

  • Situation actuelle
  • Objectif
  • Proposition

La situation actuelle

La situation actuelle doit être la plus objective possible avec des faits tangibles. Une synthèse de la situation fidèle à la réalité doit être réalisée.
Par exemple, un indicateur montrant un taux de service en deçà des attentes pourra être l'élément déclencheur de la réunion.

Objectif

Avant tout il est important de distinguer deux natures d'objectif:

  • L'objectif du projet / de l'entreprise/ d'un secteur...
  • L'objectif de la réunion

Le deuxième d'objectif doit concourir au premier type d'objectif. Avant toute réunion il est important de définir un objectif SMART .

Proposition

Identifiez plusieurs options en réponse à l'objectif. Évaluez les impacts de chacune de ces options. Ayez une analyse large de la situation (Vision 360°). Pour cela vous pouvez vous appuyer sur la méthode PESTEL. Parmi les propositions exposées, mettez en évidence la proposition recommandée.

Il est utile de communiquer en amont l'objectif de la réunion de façon à ce que les participants réfléchissent au sujet. Il peut être également utile de demander son avis à un des participants sur la clarté de l'objectif de la réunion avant même la tenue de celle-ci afin de le valider.

Choisissez un lieu adapté

Choisissez le lieu le plus agréable possible où les participants pourront se concentrer sur le sujet de la réunion.

Valider les participants

Assurez-vous de ne réunir que le nombre de participants minimums strictement nécessaires. Valider en amont avec les participants que c'est bien eux qui sont les mieux placés pour décider.

Préparer vous mentalement pour votre réunion

Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu alors préparer vous à l'imprévu. Voici quelques conseils :

  • Réfléchissez à la posture la plus probable des participants de la réunion. Ceux qui seront pour, neutre, contre, actif, passif.
  • Préparez-vous à recevoir et accueillir des éléments contradictoires avec votre propre opinion. Si vous les avez imaginez en amont, vous ne serez pas désarçonner lorsque ceux-ci viendront.
  • Garder les objectifs de la séance toujours en mémoire. Rappeler l'objectif pour votre organisation.
  • Préparez-vous à clore la réunion avant la fin si le partage n'est pas constructif.

Animer la  réunion

Replacer le contexte

Avant de commencer une réunion, il est important de replacer le contexte et les objectifs.

Faîtes émerger les idées

Adapter votre animation de réunion selon les attentes des participants. D'une manière générale une attitude dynamique et stimulante est attendue de la part de l'animateur de réunion. Il faut donner vie aux échanges d'idées.

Des techniques d'animation telle que le brainstorming ou les 6 chapeaux peuvent être utilisés.

Il est intéressant, à l'issue d'une réunion de faire émerger les IDA.

  • Information
  • Décision
  • Action

Animez

L'animateur favorise la participation de tous. En effet chaque personnalité a sa valeur ajoutée qui apporte un nouvel éclairage de la situation. Il doit être à l'écoute de chaque participants. Il doit reformuler les idées exprimées. Il met de l'huile dans les discussions pour assurer la continuité et la cohérence des échanges. Il apporte une structure à ces derniers.

Réaliser une synthèse

Réaliser une synthèse orale rapides des décisions prises et des prochaines étapes. Les IDA  seront à ce moment de nouveau exposer.

Après la réunion

Envoyer un compte-rendu des décisions prises avec les éléments clés ayant motivés les décisions.

 

 

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