Animer efficacement vos réunions

Organisation - Préparation - Action

Nicolas DEROBERT - Qualité

Des questions, cliquez

Ce que vous allez apprendre sur cette page

  • Définir un objectif pour une réunion
  • Savoir comment éviter l'organisation d'une réunion (si cela est possible)
  • Utiliser le SOP
  • Utiliser l'IDA
  • Animer la réunion
  • Rédiger un compte-rendu

Vous avez à animer une réunion (ou séance) dans votre organisation. L'objectif de cet article est de vous apporter des méthodes efficaces pour la conduire.

Dans de nombreuses organisations, les réunions sont perçues comme inefficaces. Toutefois, elles demeurent dans certaines situations, le meilleur moyen pour obtenir le résultat escompté.

Comment se passer de réunion ?

La tenue d'une réunion n'est qu'un moyen d'atteindre un résultat. Ce n'est en aucun cas une fin en soi. Avant de lancer une invitation pour une réunion, réfléchissez donc aux alternatives qui permettraient d'atteindre le même résultat avec une meilleure efficience.

  • Ai-je vraiment besoin d'autres personnes sur le sujet qui m'occupe ?
    • Ne puis-je pas décider tout seul ?
    • Quel est l'impact si je décide seul ?
    • Le sujet est-il suffisamment important pour mobiliser le temps des autres ?
  • Ne puis-je pas juste passer un appel téléphonique ? ou envoyer un message ?

Si aucune alternative n'existe, alors préparez la réunion.

Comment préparer la réunion ?

Cette étape de préparation a autant d'importance que la conduite de réunion en tant que telle. Une réunion bien préparée permet de gagner un temps considérable.

Définissez l'objectif de la réunion

La méthode SOP repose sur trois piliers :

  • Situation actuelle
  • Objectif
  • Proposition

La situation actuelle

La situation actuelle doit être la plus objective possible avec des faits tangibles. Une synthèse de la situation fidèle à la réalité doit être réalisée.
Par exemple, un indicateur montrant un taux de service en deçà des attentes pourra être l'élément déclencheur de la réunion.

Objectif

Avant tout il est important de distinguer deux natures d'objectif :

  • L'objectif du projet / de l'entreprise/ d'un secteur...
  • L'objectif de la réunion

Le deuxième d'objectif doit concourir au premier type d'objectif. Avant toute réunion il est important de définir un objectif SMART .

Proposition

Identifiez plusieurs options en réponse à l'objectif. Évaluez les impacts de chacune de ces options. Ayez une analyse large de la situation (Vision 360°). Pour cela vous pouvez vous appuyer sur la méthode PESTEL. Parmi les propositions exposées, mettez en évidence la proposition recommandée.

Il est utile de communiquer en amont l'objectif de la réunion de façon à ce que les participants réfléchissent au sujet. Il peut être également utile de demander son avis à un des participants sur la clarté de l'objectif de la réunion avant même la tenue de celle-ci afin de le valider.

Choisissez un lieu adapté

Choisissez le lieu le plus agréable possible où les participants pourront se concentrer sur le sujet de la réunion.

Validez les participants

Assurez-vous de ne réunir que le nombre de participants minimum strictement nécessaire. Validez en amont avec les participants que ce sont bien eux qui sont les mieux placés pour décider.

Préparez vous mentalement pour votre réunion

Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu alors préparez vous à l'imprévu. Voici quelques conseils :

  • Réfléchissez à la posture la plus probable des participants de la réunion: ceux qui seront pour, neutre, contre, actif où passif.
  • Préparez-vous à recevoir et accueillir des éléments contradictoires avec votre propre opinion. Si vous les avez imaginé en amont, vous ne serez pas désarçonné lorsque ceux-ci viendront.
  • Gardez les objectifs de la séance toujours en mémoire. Rappelez l'objectif pour votre organisation.
  • Préparez-vous à clore la réunion avant la fin si le partage n'est pas constructif.

Animer la réunion

Replacez le contexte

Avant de commencer une réunion, il est important de replacer le contexte et les objectifs.

Faîtes émerger les idées

Adaptez votre animation de réunion selon les attentes des participants. D'une manière générale une attitude dynamique et stimulante est attendue de la part de l'animateur de réunion. Il faut donner vie aux échanges d'idées.

Des techniques d'animation telle que le brainstorming ou les 6 chapeaux peuvent être utilisés.

Il est intéressant, à l'issue d'une réunion, de faire émerger les IDA.

  • Information
  • Décision
  • Action

Animez

L'animateur favorise la participation de tous. En effet, chaque personnalité a sa valeur ajoutée qui apporte un nouvel éclairage de la situation. Il doit être à l'écoute de chaque participant. Il doit reformuler les idées exprimées. Il gère les discussions pour assurer la continuité et la cohérence des échanges. Il apporte une structure à ces derniers.

Réalisez une synthèse

Réalisez une synthèse orale rapides des décisions prises et des prochaines étapes. Les IDA seront à ce moment de nouveau exposées.

Après la réunion

Envoyez un compte-rendu des décisions prises avec les éléments clés ayant motivé les décisions.

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