Comment préparer une réunion de travail ?

Ce que vous allez apprendre sur cette page

  • Utiliser la méthode SOP
Une efficace est une réunion bien préparée
Une efficace est une réunion bien préparée, pour cela utilisez SOP.

Vous avez à animer une réunion (ou séance) dans votre organisation. L'objectif de cet article est de vous apporter des méthodes efficaces pour préparer vos réunions.

Qu'est ce qu'une réunion bien préparée ?

Une réunion bien préparée est une réunion

  • sur le bon sujet
  • avec de bon objectifs clairement définis
  • avec les bons participants
  • avec la bonne organisation
  • réalisé au bon moment
  • au bon endroit

Comment préparer la réunion ?

Cette étape de préparation a autant d'importance que la conduite de réunion en tant que telle. Une réunion bien préparée permet de gagner un temps considérable et d'avoir l'engagement des participants.

Choisissez le bon sujet

Assurez-vous que la réunion que vous conduisez réponde à la stratégie de l'entreprise de façon direct ou indirect. Cette vérification permettra de s'assurer de l'implication de tous.

Assurez-vous également que l'objectif de la réunion n'est pas trop ambitieux. La réunion ne doit servir à réaliser les actions mais à prendre des décisions.   

Définissez l'objet de la réunion

La situation actuelle

La tenue d'une réunion se fait généralement en réaction à un événement ou à un constat. Cet état des lieux que l'on peut appeler situation actuelle doit être définie de la façon la plus objective possible avec des faits réels formalisés. Une synthèse de cette situation doit être établie en amont de la réunion pour que chaque participant ait les éléments pour comprendre l'objet de la réunion.
Par exemple, un indicateur montrant un taux de service en deçà des attentes pourra être l'élément déclencheur de la réunion.

Objectif

Avant tout il est important de distinguer deux natures d'objectif :

  • L'objectif du projet / de l'entreprise / d'un secteur...
  • L'objectif de la réunion

Le deuxième d'objectif doit concourir au premier type d'objectif. Avant toute réunion il est important de définir un objectif SMART .

Proposition

  1. Identifiez plusieurs options en réponse à l'objectif.
  2. Évaluez les impacts de chacune de ces options. Ayez une analyse large de la situation (Vision 360°).
  3. Pour cela vous pouvez vous appuyer sur la méthode PESTEL.
  4. Parmi les propositions exposées, mettez en évidence la proposition recommandée.

Il est utile de communiquer en amont l'objectif de la réunion de façon à ce que les participants réfléchissent au sujet. Il peut être également utile de demander son avis à un des participants sur la clarté de l'objectif de la réunion avant même la tenue de celle-ci afin de le valider.

Les trois piliers de la méthode SOP :

  • Situation actuelle
  • Objectif
  • Proposition

Les fiches outils de la résolution de problèmes

Choisissez un lieu adapté

Choisissez le lieu le plus agréable possible où les participants pourront se concentrer sur le sujet de la réunion.

Pour certaines réunion ou le "réel" (Genba) a de l'importance, vous pouvez aller directement sur le lieu ou se déroule les processus concerné par la réunion.

Validez les participants

Assurez-vous de ne réunir que le nombre de participants minimum strictement nécessaire.

Validez en amont avec les participants que ce sont bien eux qui sont les mieux placés pour décider. Si ce n'est pas le cas, ils peuvent déleguer une autre personne la participation à la réunion.

  Définissez les roles

  Une réunion efficace dans l'idéal devrait comprendre des participants avec les rôles suivants :

  • un animateur 
  • un gardien du temps
  • un scribe 

Le scribe peut jouer un rôle avant la réunion pour définir de façon collégiale le contenu de l'ordre du jour avec l'animateur. 
"Nous ne sommes pas intelligent tout seul", Cette étape de préparation eest primordiale et elle mérite d'avoir plusieurs cerveaux pour son bon déroulement.

Il est vivement conseiller de définir les rôle en amont de la réunion. Ayez également un contrat morale avec les personnes en charge les rôle de la prise de note et du gardien du temps de façon à assurer un tournus dans ces tâches.

Personne n'a envie d'être inviter à une réunion uniquement pour prendre des notes. Ce qui est attendu des participants en premier lieu est la formulation d'idées, d'opininions et de décisions.

Communiquer l'ordre du jour de la réunion

Communiquer l'ordre du jour plusieurs jours avant la réunion. Cela doit permettre au participant :

  • de prendre connaissance de l'odre du jour. 
  • de se manifester auprès de l'organisateur si leurs pour la réunion n'est pas clair,
  • de collecter les informations nécessaires aux prises de décision qui auront lieux lors de la réunion.     

 L'odre du jour, peut dans certain casr appeler les règles de la réunion pour assurer un déroulement optimal. Cela peut par exemple être l'autorisation ou non des téléphones et pc portable.  

Préparez vous mentalement pour votre réunion

Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu, alors préparez vous à l'imprévu. Voici quelques conseils :

  • Réfléchissez à la posture la plus probable des participants de la réunion: ceux qui seront pour, neutre, contre, actif où passif.
  • Préparez-vous à recevoir et accueillir des éléments contradictoires avec votre propre opinion. Si vous les avez imaginé en amont, vous ne serez pas désarçonné lorsque ceux-ci viendront.
  • Gardez les objectifs de la séance toujours en mémoire. Rappelez l'objectif pour votre organisation.
  • Préparez-vous à clore la réunion avant la fin si le partage n'est pas constructif.
Formation résolution de problème
"Je suis en train de créer une formation pour vous. J'aimerais connaître vos besoins."

50 secondes, c'est le temps qu'il vous faudra pour répondre à cette étude.

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Nicolas DEROBERT