La méthode 5S

Qu'est-ce-que la méthode 5S ?

L'outil 5 « S » est une technique japonaise dont le but est d'améliorer les conditions de réalisation des activités par l'amélioration de l'environnement de travail. Élaborée dans le cadre du système de production de Toyota (TPS). On parlera du lean 5S. Les 5S correspondent aux principes simples de la méthode :

  • Seiri (整理, trier): supprimer l'inutile,
  • Seiton (整頓, ranger): situer les choses,
  • Seiso (清掃, nettoyer): (faire) scintiller,
  • Seiketsu (清潔, maintenir l'ordre): standardiser les règles,
  • Shitsuke (躾, éduquer): suivre et progresser.
Comment mener un chantier 5s en 5 étapes
Le Chantier 5s en 5 étapes

Comment appliquer la méthode 5S ?

La phase préparation du 5S

Nommer un responsable

Il s'agit de nommer un membre du personnel comme responsable de l'introduction et du déploiement de la méthode 5S. Ce membre devra être déchargé de ses activités habituelles pour travailler activement au projet. Il faudra nommer un ou plusieurs membres par département. Il devra avoir les qualités suivantes :

  • bon communiquant
  • avoir l’esprit d’équipe
  • être digne de confiance
  • avoir la capacité de s’imposer

Planifier le chantier 5s

Pour planifier le chantier 5s, il est important de répondre aux questions suivantes :

  • Où mettre en place l’atelier 5s ? Sur quel périmètre ?
  • Qui prendra part à l’atelier ?
  • Combien de temps est prévu pour l’atelier ?

Pour être sûr de ne rien oublier vous pouvez utiliser le QQOQCP .

De même il est important de prévoir :

  • un budget pour les investissements permettant un meilleur rangement (travaux, mobilier de rangement)
  • des poubelles, produits nettoyants, peinture etc...
  • des petites étiquettes rouges afin d’identifier les défectuosités découvertes en cours de chemin
  • la lettre de mandat de la direction
  • des invitations

La phase d'ouverture d'un chantier 5S

Il s'agit de se familiariser avec les 5S. Une présentation claire de la métode 5S  doit permettre de donner du sens à la démarche et permettre aux collaborateurs de poser leurs questions.

La formation à la méthode 5S

Des campagnes de formation de tous les collaborateurs doivent être organisées.

Enregister l'état initial avant 5S

Il s'agit de prendre en photo l'état initial de l'environnement de façon à permettre à la fin du projet de mesurer le progrès accompli. Il est également opportun de réaliser un audit 5s avant et après l'atelier.

Livre
que je recommande ››

Titre : Ranger : l'étincelle du bonheur: Un manuel illustré par une experte dans l'art de l'organisation et du rangement
Auteur : Marie Kondo
Éditeur : Éditeur Poche, 2017
ISBN : 2290147206, 978-2290147207
Longueur : Longueur 345 pages

Les 5 étapes de la méthode 5S

Le premier « S » = Seiri (trier)

But : observer son environnement de travail et trier ce dont nous n’avons pas besoin.


Lors du triage, créez différentes catégories représentant :

  • ce qui doit être éliminé/jeté
  • ce dont on a quotidiennement besoin
  • ce dont on a de temps en temps besoin
  • ce dont on a rarement besoin
  • ce dont l’utilité reste à déterminer

Assurez-vous de vider tous les rangements. Il est également important que le tri se fasse de manière collective.

Méthode 5s - Trier - Seiri
Trier - Seiri

Le deuxième « S » = Seiton (ranger)

But : aménager les postes de travail pour en améliorer l'ergonomie et augmenter la productivité.

Classez selon les catégories suivantes :

  • Catégorie 1: objets utilisés quotidiennement
  • Catégorie 2: objets utilisés à l’occasion ou sur une base hebdomadaire
  • Catégorie 3: objets rarement utilisés

Organisez l’environnement de travail de façon à ce que tout puisse être trouvé et replacé rapidement. On a donc bien évidemment besoin d’un endroit où entreposer les objets.

Méthode 5s - Ranger - Seiton
Trier - Seiton
 

Le troisième « S » = Seiso (nettoyer)

But : inspecter les surfaces de travail de façon à vérifier qu'elles sont propres, et que les conditions sont réunies pour qu'elles le restent.

La démarche va au-delà des surfaces de travail. On regardera les câbles, les fils électriques, les filtres sales et les tuyaux. L’entretien préventif est important et sera mis en œuvre dans le cadre de l' automaintenance . N’oubliez pas que l’entretien préventif de niveau 1 peut aussi être mené indépendamment par l’opérateur.

Méthode 5s - Nettoyer - Seiso
Nettoyer - Seiso

Le quatrième « S » = Seiketsu (maintenir l'ordre)

But : consolider et standardiser tout ce qui a été atteint lors des trois étapes précédentes.

Il s'agit de mettre en place les standards, qui :

  • donnent la meilleure méthode de travail connue
  • représentent pour les nouveaux employés une aide précieuse lors de la familiarisation avec leur nouvel environnement de travail
  • conservent les meilleures connaissances actuelles
  • peuvent contribuer à la prévention d’erreurs
Méthode 5s - Nettoyer - Seiso
Trier - Seiketsu

Le cinquième « S » = Shitsuke (l’autodiscipline)

But : s'assurer la mise à jour des standards.

Bien sûr, les pratiques et les standards doivent s’améliorer continuellement. Les auto-évaluations et les audits doivent être réalisés de façon régulière.

De plus, les nouveaux collaborateurs doivent intégrer pleinement cette démarche en étant acteur.

Méthode 5s - Nettoyer - Seiso
Former - Shitsuke

Comment appliquer le 5S au bureau ?

La philosophie de gestion 5S s'applique aussi au bureau ou à la maison. Le 5S peut être un bon point de départ pour initier une démarche long terme d'amélioration continue. La méthode 5S fournit la base pour l'application d'autres méthodologies Lean. Les gains sont possibles dans les domaines suivants : 

  • réduction des erreurs des employés
  • temps de recherche réduit pour localiser les fichiers,
  • optimisation de la consomation de fournitures 
  • amélioration de la sécurité ( électrique et informatique ) 
  • amélioration du moral des employés qui auront des pratiques partager pour leur travail collaboratif
Comment mener une réunion efficacement ?
Exemple de 5S au bureau
Formation résolution de problème
"Je suis en train de créer une formation pour vous. J'aimerais connaître vos besoins."

50 secondes, c'est le temps qu'il vous faudra pour répondre à cette étude.

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Nicolas DEROBERT