La check-list ou to-do-list

Nicolas DEROBERT - Qualité

Des questions, cliquez

Eléments clés

Objectif

Collecter / mémoriser / agir

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Durée

1 à 10 min

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Check-list simple exemple

Qu'est-ce qu'une check-list ?

La check-list ou to-do-list est un outil d'aide à la gestion des tâches. Il permet la mise en œuvre d'une séquence d'action. En français, on peut traduire check-list par la "liste des choses à faire".

Pourquoi utiliser la check-list ?

Pour ne pas avoir à tout mémoriser

Il est utilisé pour réduire au maximum les erreurs lors de la réalisation d'actions élémentaires. Il permet de compenser les limites de la mémoire et de l'attention humaines.

Pour effectuer des actions alors que notre esprit est surchargé

Parfois, nous avons du mal à faire avancer les choses. En effet, notre esprit peut parfois être surchargé et a du mal à scinder l'activité à réaliser en actions élémentaires. La check-list donne une structure dans la réalisation des choses en nous permettant d'avoir une vision d'ensemble de l'activité à réaliser. Elle peut permettre ainsi d'atténuer notre angoisse par rapport à une liste de choses à faire.

Pour avoir la preuve des actions accomplies

Les formats de check-list

Toutes les listes ont en générale un théme particulier. Ce sera le "titre" de la liste.

Les listes sont souvent présentées sous forme de listes avec de petites cases à cocher sur le côté gauche de la page. Une petite coche est dessinée dans la case une fois l'élément terminé. D'autres formats sont également parfois utilisés.

Les listes de contrôle de l'aviation se composent généralement d'un système et d'une action divisé par une ligne en pointillés, et n'ont pas de case à cocher car elles sont souvent lues à haute voix et sont généralement destinées à être réutilisées.

Quels types de to-do-list existent ?

La check-list thématique

Il sâgit d'une liste sur des thémes particuliers, qui permette de collecter des information sur des thêmes qui nous intéressent à court terme ou à long terme.

La check-list ponctuelle

Il s'agit de la liste à usage unique que nous allons réaliser pour un besoin particulier. Par exemple pour préparer un événement ( mariage, anniversaire...)

La check-list récurrente 

La check-list la plus connue de ce type est la liste de courses, mais on pourra également noter la check-list de préparation des bagages.

La check-list séquentielle

La liste la plus connue de ce type est la recette de cuisine. Mais on trouvera aussi les listes de contrôle des avions.

Comment utiliser une to-do-list ?

Il y a deux temps dans l'utilisation des to-do-list : La création et la mise en oeuvre 

Création de la to-do-list

La construction de la to-do-list est très simple. Il s'agit de déterminer ce qui doit être fait et si besoin, dans quel ordre.

Une fois celle ci-déterminer,  notez les éléments ou les tâches avec suffisamment de précision pour qu'il n'y ait pas d'ambiguité lorsque celle-ci sera lue. Cela est particulièrement vraie lorsque le lecteur est différent du créateur de la to-do-list.

Mise en oeuvre des actions de la to-do-list

Effectuez-les actions puis, une par une, rayez-les ou cochez les cases présentes sur la gauche.

La peur de l'éléphant

Pour manger un éléphant il faut le couper en petits morceaux.

Nous avons parfois peur de nous attaquer à des projets vastes et importants. La meilleure façon de surmonter cela est de les décomposer en blocs beaucoup plus petits et réalisables. «Ecrire mon roman» est une tâche assez inquiétante, «Esquisser un premier chapitre de roman» est beaucoup plus convivial et accessible.
Dans ce contexte, les to-do-list permettent le recueil de ces actions élémentaires.

Les limites à l'utilisation de la check-list

Une performance moindre

Une dépendance excessive à l'égard des listes de contrôle peut nuire aux performances lors de la gestion d'une situation urgente, par exemple une urgence médicale ou une urgence en vol.

La perception négative de la check-list

Certaines personnes résistent cependant à ce type de structure. Ils pensent que cela entravera leur créativité ou les empêchera d'être flexibles dans leur journée de travail. 

 

Le livre que je conseille !

Auteur : La boîte à outils de la qualité
Auteur : Florence Gillet-Goinard, Bernard Seno
Éditeur : Éditeur Dunod, 2020
ISBN : 2100808931, 9782100808939
Longueur : Longueur 192 pages

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