Comment organiser efficacement vos réunions ?

Ce que vous allez apprendre sur cette page

  • Savoir comment éviter l'organisation d'une réunion (si cela est possible)
  • Définir un objectif pour une réunion
  • Utiliser la méthode SOP
  • Utiliser la méthode IDA
  • Animer la réunion
Comment mener une réunion efficacement ?
Une réunion efficace avec SOP et IDA

Dans de nombreuses organisations, les réunions sont perçues comme inefficaces. Elles ont même parfois mauvaise image en raison de trop nombreuses mauvaises pratiques. Toutefois, elles demeurent dans certaines situations, le meilleur moyen pour obtenir le résultat escompté.

Les bonnes pratiques de réunion doivent s'appliquer avant, pendant et après la réunion. Cet article vous donne une vision d'ensemble vers ces pratiques.

Avant de commencer à organiser une réunion, commencer par vous demander si vous pouvez vous en passer.

Comment se passer de réunion ?

La tenue d'une réunion n'est qu'un moyen d'atteindre un résultat. Ce n'est en aucun cas une fin en soi. Avant de lancer une invitation pour une réunion, réfléchissez donc aux alternatives qui permettraient d'atteindre le même résultat avec une meilleure efficience.

La check-list de validation de la réunion

  • Ai-je vraiment besoin d'autres personnes sur le sujet qui m'occupe ?
  • Ne puis-je pas décider tout seul ?
  • Quel est l'impact si je décide seul ?
  • Le sujet est-il suffisamment important pour mobiliser le temps des autres ?
  • Ne puis-je pas juste passer un appel téléphonique ? ou envoyer un message ? Aller à la rencontre des personnes concernés 

Si aucune alternative n'existe, alors préparez la réunion.

Comment préparer la réunion ?

Cette étape de préparation a autant d'importance que la conduite de réunion en tant que telle. Une réunion bien préparée permet de gagner un temps considérable et d'avoir un engagement favorable de la part des participants  .

Utiliser la méthode SOP pour préparer la réunion. Pour en savoir plus consulter la page dédié : Comment préparer une réunion de travail ?

Une efficace est une réunion bien préparée
Une efficace est une réunion bien préparée, pour cela utilisez SOP.

Animer la réunion

Cette étape de conduite de réunion repose essentiellement sur la capacité de communication de l'animateur et des participant et de l'animateur. Pour en savoir plus consulter la page dédié : Comment animer une réunion de travail ?

Des techniques d'animation telle que le brainstorming ou les 6 chapeaux peuvent être utilisés.

A l'issue d'une réunion, les IDA doivent émerger.

  • Information
  • Décision
  • Action

Après la réunion

Une efficace est une réunion bien préparée
Un compte-rendu est indispensable. Cela doit être synthétique : utiliser l'IDA.

Envoyez un compte-rendu des décisions prises avec les éléments clés ayant motivé les décisions.

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